会員の個人情報照会に関する取り扱い指針
会員の個人情報に関して照会があった場合は、下記の方針に沿って対応する。
１．照会に応じる場合
１）本人からの照会
２）官公庁・裁判所からの公文書による、法令上の根拠を示した照会
３）警察・検察・弁護士会からの法令に基づく照会
４）国の機関（独立行政法人を含む）等からの照会
５）家族・近親者からの照会
６）本学会員が加入する他学会からの照会
７）会員名簿閲覧を希望した者からの照会（法人の情報開示の原則による）
付記）
ａ）１）,電話照会の場合は、会員番号または生年月日等の確認を要する。
ｂ）３）,４）,５）,書面による照会に限る。
ｃ）６）,腎臓専門医情報の照会に限る。
ｄ）７）,本会所定の受付用紙と閲覧者を証明する書類の提示を要する。
２．照会に応じない場合
１）家族・近親者以外で、本人の関係者と称する者からの照会
２）企業等からの照会
３）取引相手等、私的な利害関係者からの照会
４）興信所からの照会
５）報道機関からの照会
３．照会に関する回答内容
１）在会の有無、会員番号、入会年月日
２）自宅住所
３）勤務先
４）本学会が認定する腎臓専門医資格の有無、認定番号、資格取得日等
６）電話番号
７）会費などの入金状況
８）雑誌等の送付状況
９）本会での役職歴等
付記）判断に迷う内容については、理事長または幹事長の指示を仰ぐ。
上記指針は、必要に応じ随時見直しを行なう。
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患者プライバシー保護に関する指針
１．年次講演会を含む各種講演会関係
講演内容あるいはスライド等において、患者を特定できないようにする。
必要な場合は、本人の承諾を得た旨の書面を要する。
２．雑誌関係
文中あるいは写真において、患者を特定できないようにする。
必要な場合は、本人の承諾を得た旨の書面を要する。
３．専門医試験関係<
1) 下記の受験者提出書類等において、患者を特定できないようにする。
病歴要約
2) 試験問題には、患者を特定できる情報を入れない。
付記） 各項目の目的遂行のため、本学会が必要と判断して特別に取得した、個人あるいは個人を特定できる情報が記載された書類およびデータを入手した場合は、外部に漏れることのないよう厳重に保管する。
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個人情報保護に関する事務局職員の遵守事項
I 安全管理措置
１ 来訪者への対応
来訪者の事務室内への立ち入りは、原則として事務局長の許可を得た者に限る。
２ 紙および電子媒体の取扱い
1) 個人情報を含む文書および電子情報は、第三者が閲覧できない状態で保管する。
2) 事務所外に持ち出す場合は、原則として事務局長の許可を得たものに限る。
3) 個人情報を含む可能性のある文書または電子記録媒体を廃棄する場合は、
シュレッダー等を使い、内容を確認できない状態で廃棄する。
4) 外部委託により廃棄する場合は、廃棄したことを証明する書類を受理する。
３ 備品の取扱い
1) 個人情報を含む備品を事務所外に持ち出す場合は、原則として事務局長の許可を得たものに限る。
2) 自席を離れる場合は、パソコン画面の作業内容を第三者が確認できないようにする。
４ 委託先への対応
外部委託先に個人情報を含むデータを使用させる場合は、情報漏洩を禁じる旨の書面を要する。
II 第三者への情報提供
１ 情報提供
個人情報を含む可能性のある情報の提供は、理事長または事務局長が許可した機関・事業者に限る。
III 開示
１ 問い合わせの際の情報開示
情報開示にあたっては、「日本腎臓学会会員の個人情報照会に関する取扱い指針」を遵守する。
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